„Nyertünk — hogyan tovább?”
Nincs még projektindító ütemterv, dokumentumlista, felelősi rend vagy biztos válasz arra, mi történhet a támogatói okirat után.
Nyertes pályázatok megvalósítása
Pályázati projektmenedzsment és elszámolás nyertes pályázatokhoz
Megvan a támogatói döntés, de nem egyértelmű, hogyan lesz belőle szabályosan megvalósított és elfogadott projekt? Segítünk a pénzügyi és szakmai adminisztrációban a projektindítástól a zárásig.
Röviden: átvesszük vagy támogatjuk a határidők, dokumentumok, kifizetési kérelmek, beszámolók, változásbejelentések és hiánypótlások kezelését — akkor is, ha a pályázatot nem mi írtuk.
Kb. 2 perces előminősítés · dokumentumfeltöltés nélkül · visszahívás 1 munkanapon belül
A pályázat megnyerése még nem a célvonal
A támogatás akkor válik valódi eredménnyé, ha a vállalt fejlesztés határidőben, dokumentáltan és az elszámolási szabályok szerint valósul meg. Ezekkel a helyzetekkel keresnek minket leggyakrabban:
Nem áll össze a kifizetési kérelem
A számlák, szerződések, bankbizonylatok és teljesítésigazolások között eltérés vagy hiány van, miközben közeledik a határidő.
A valóság eltér a beadott tervtől
Más szállító, módosuló műszaki tartalom, költségsor vagy ütemezés miatt változásbejelentésre vagy módosításra lehet szükség.
Hiánypótlás érkezett
Rövid időn belül kell értelmezni a felszólítást, összegyűjteni az alátámasztást és következetes választ benyújtani.
Nem ugyanazt tudja a könyvelő és a kivitelező
A pénzügyi, szakmai és műszaki dokumentáció külön utakon halad, ezért nő a hibák és a késői újramunka kockázata.
A korábbi partner nincs már jelen
A projektet más írta vagy kezdte menedzselni. Előbb fel kell mérni, mi teljesült, mi hiányzik és mely határidők kritikusak.
Sürgős a helyzet?
Ha 7 napon belül hiánypótlási, beszámolási vagy kifizetési határidő van, ezt jelöld az előminősítőben. Először azt nézzük meg, reálisan menthető-e a határidő és milyen anyag áll rendelkezésre.
Miben segít a pályázati projektmenedzser?
A pontos feladatkör mindig a felhívástól, a támogatói okirattól vagy szerződéstől és a projekt aktuális állapotától függ. Az előzetes átvilágítás után egyértelmű feladat- és felelősségi listát adunk.
Projektindítás és ütemezés
- vállalások és mérföldkövek áttekintése
- határidő- és dokumentumlista
- felelősök, könyvelő és beszállítók összehangolása
Pénzügyi elszámolás
- elszámolhatósági és formai ellenőrzés
- számlák és alátámasztó dokumentumok rendszerezése
- kifizetési kérelmek összeállításának támogatása
Szakmai beszámolók
- előrehaladás és eredmények bemutatása
- indikátorok és vállalások követése
- időközi és záró beszámoló koordinálása
Változáskezelés
- eltérés és kockázat feltárása
- változásbejelentés előkészítése
- támogatói okirat vagy szerződés módosításának támogatása
Hiánypótlás és ellenőrzés
- felszólítás értelmezése
- válasz és mellékletek koordinálása
- helyszíni ellenőrzés dokumentációs előkészítése
Zárás és fenntartás
- záró elszámolás és iratrend
- nyilvánossági és megőrzési kötelezettségek
- fenntartási időszak feladatainak követése
Nem csak egyetlen pályázati típushoz
A módszer közös, a szabályok projektenként eltérnek. Ezért az első lépés mindig az adott felhívás és a nyertes dokumentáció áttekintése.
Vállalkozások
GINOP Plusz és más hazai vagy uniós fejlesztési projektek pénzügyi és szakmai követése.
Gazdálkodók
KAP és agrárberuházások dokumentációja, kifizetési kérelmei és változáskezelése.
Nonprofit szervezetek
Szakmai programok, költségvetések, beszámolók és támogató felé történő elszámolás.
Önkormányzatok, intézmények
Összetett szereplői, beszerzési, adminisztrációs és jelentési feladatok koordinálása.
Így indul a közös munka
Az első beszélgetés nem általános értékesítési hívás: a projekt állapotát és a következő kockázatos pontot tisztázzuk.
Előminősítés
Öt rövid kérdésből megértjük a projekt típusát, állapotát és sürgősségét.
Telefonos egyeztetés
1 munkanapon belül átbeszéljük a határidőt, a problémát és a rendelkezésre álló anyagokat.
Projektátvilágítás
Átnézzük a felhívást, a nyertes anyagot, a támogatói dokumentumot és az eddigi teljesítést.
Feladatterv és ajánlat
Rögzítjük a prioritásokat, felelősségeket, szükséges dokumentumokat és az egyedi díjazást.
Megvalósítás
Követjük a feladatokat, dokumentációt és benyújtásokat a megállapodott keretek szerint.
Tervezett projektátvétel
- még van idő az iratrend és az ütemezés kialakítására;
- a hibákat beküldés előtt lehet kiszűrni;
- a könyvelő, szállítók és szakmai felelősök előre egyeztethetők.
Mentőhelyzet vagy hiánypótlás
- először a határidőt és a menthetőséget vizsgáljuk;
- nem ígérünk automatikus elfogadást;
- a hiányzó ügyfél- vagy harmadik fél dokumentumok pótlása az érintettek együttműködését igényli.
Tiszta felelősségek, kevesebb félreértés
A projektmenedzsment csökkenti az adminisztratív kockázatot, de nem helyettesíti a kedvezményezett, a könyvelő, a műszaki szakember vagy a jogi tanácsadó saját feladatait.
Mi vállaljuka pályázati szabályok szerinti koordinációt, ellenőrzőlistákat, dokumentációs támogatást és a megállapodott benyújtások előkészítését.
Az ügyfél biztosítjaa valós teljesítést, a szükséges szakmai és pénzügyi adatokat, valamint a határidőben átadott, hiteles dokumentumokat.
A támogató dönta kifizetési kérelem, beszámoló, módosítás vagy hiánypótlás elfogadásáról; erre felelős garancia nem adható.
Nézzük meg, hol tart a nyertes projekt
Válaszolj öt rövid kérdésre. Nem kell dokumentumot feltöltened. A válaszok alapján a megfelelő kolléga 1 munkanapon belül telefonon keres.
Kb. 2 percNincs dokumentumfeltöltésTelefonos visszahívás
Az online előminősítő beágyazási helye
A Systeme.io Survey publikus URL-jét a kód elején jelzett data-survey-src attribútumba kell illeszteni. Addig a kapcsolatoldalon tudsz üzenetet küldeni.
Az adatok előzetes kapcsolatfelvételre és a megkeresés elbírálására szolgálnak. Részletek az adatvédelmi tájékoztatóban.
Gyakori kérdések a pályázati projektmenedzsmentről
Mit jelent a pályázati projektmenedzsment?
A nyertes pályázat megvalósításának pályázati szempontú koordinációját: a vállalások, határidők, dokumentumok, pénzügyi elszámolás, szakmai beszámolók, változások és ellenőrzések követését a projekt zárásáig, szükség esetén a fenntartási időszakig.
Mi a teendő közvetlenül a nyertes pályázat után?
Elsőként a támogatói döntést, a felhívást, a nyertes költségvetést, a mérföldköveket és a határidőket kell egységben áttekinteni. Ezután érdemes felelősi rendet, dokumentumlistát és megvalósítási ütemtervet készíteni, még az első beszerzés vagy számla előtt.
Vállaljátok a pályázat pénzügyi elszámolását is?
Igen, a szolgáltatás része lehet az elszámolhatóság ellenőrzése, az alátámasztó dokumentumok rendszerezése és a kifizetési kérelem összeállításának támogatása. A könyvelési feladatok és a pályázati elszámolás feladatai külön kerülnek meghatározásra.
Mi történik, ha változik a költségvetés, a szállító vagy az ütemezés?
Meg kell vizsgálni, hogy az eltérés bejelentésköteles-e, egyszerű változásbejelentés vagy formális szerződés-/okiratmódosítás szükséges-e, és a módosítás milyen hatással van az elszámolhatóságra és a vállalásokra.
Hiánypótlásban is tudtok segíteni?
Igen, előzetes dokumentumvizsgálat után. Sürgős ügyben a határidő, a felszólítás tartalma és a már rendelkezésre álló iratok alapján mondható meg, hogy milyen segítség reális. Elfogadás nem garantálható.
Akkor is átveszitek a projektet, ha más írta a pályázatot?
Igen. Az átvétel előtt projektátvilágítást végzünk, mert csak a nyertes dokumentáció, a támogatói okirat vagy szerződés, az eddigi teljesítés és a nyitott határidők ismeretében állapítható meg a feladat és a kockázat.
Mennyibe kerül a projektmenedzsment?
A díj a támogatási konstrukciótól, a projekt összegétől, időtartamától, állapotától és az átvett feladatoktól függ. Az előzetes projektátvilágítás után egyedi, tételes ajánlatot adunk.
Milyen gyorsan kerestek a jelentkezés után?
Az előminősítő sikeres beküldése után kollégánk 1 munkanapon belül telefonon jelentkezik. Ha 7 napon belüli pályázati határidőd van, jelöld sürgősként az űrlapon.
